Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung und Aufbewahrung


Fast alle Unternehmen, die Bargeld einnehmen, nutzen Registrierkassen oder PC-Kassensysteme.
Die Anforderungen an die Kassenbuchführung sind beim Einsatz von elektronischen Kassen aufgrund der leichten Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch.
Bereits mit Schreiben vom 26. November 2010 hatte das Bundesfinanzministerium die Regeln für die Aufbewahrung von Daten bei Bargeschäften verschärft.
Ab 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche alle Einzelumsätze aufzeichnen und abspeichern können. Diese Daten müssen im Falle einer Betriebsprüfung über den Aufbewahrungszeitraum von mindestens 10 Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Andernfalls kann es nach einer Betriebsprüfung zu Steuernachforderungen und ggf. zu einer Festsetzung von Bußgeldern aufgrund der Nichteinhaltung geltender Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften kommen.
Betriebsprüfer sind insbesondere darin geschult, die Programmierung der Kasse (zum Beispiel Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten. Im Falle der Löschung von aufbewahrungspflichtigen Daten oder bei fehlender Aufbewahrung ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nicht mehr gegeben. Das Finanzamt kann in diesen Fällen die Kasse schätzen.
Aufgrund der Erfahrungen aus vergangenen Prüfungen hat die Finanzverwaltung festgestellt, dass sich die Unternehmen offenbar nicht bewusst seien, welche Daten und Unterlagen zwingend aufzubewahren sind. Vor diesem Hintergrund hat die Finanzverwaltung weiterführende Informationen zur Kassenbuchführung (Registrierkasse bzw. offene Ladenkasse) veröffentlicht. Informationen zur Kassenführung haben wir im Merkblatt "Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen" zusammengestellt.
Kassen-Nachschau ab 01.01.2018
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gem. § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sog. Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle bzw. eine Datenträgerüberlassung ermöglicht werden. Diese Neuregelung gilt bereits ab 1. Januar 2018,  wobei eine Datenübermittlung bzw. die Zurverfügungstellung auf einem auswertbaren Datenträger erst ab 1.1.2020 erforderlich ist. Weitere Einzelheiten sind dem BMF-Schreiben vom 29.05.2018 zu entnehmen.
Höhere Anforderungen an elektronische Kassen ab 1. Januar 2020
In einem weiteren Schritt ist am 29. Dezember 2016 das Kassengesetz  („Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“) in  Kraft getreten. Darin wurde u.a. geregelt, dass ab dem 1. Januar 2020 nur noch solche Aufzeichnungssysteme eingesetzt werden dürfen, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sind. Registrierkassen, die den Anforderungen der Finanzverwaltung (Kassenrichtlinie - BMF-Schreiben vom 26.11.2010) ab 1. Januar 2017 entsprechen, vor dem 1. Januar 2020 angeschafft werden/wurden und bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, dürfen jedoch bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden (Vertrauensschutzregelung).
Im Kassengesetz sind u.a. folgende Neuregelungen vorgesehen:
  • Einzelaufzeichnungspflicht
Beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen besteht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben eine Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO). Soweit keine elektronischen Aufzeichnungssysteme, sondern offene Ladenkassen eingesetzt werden, besteht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung jedoch keine Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 4 AO)
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Elektronische Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 S. 2 AO). Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.
  • Belegausgabepflicht
Für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, ist eine verpflichtende Belegausgabe (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden vorgesehen (§ 146a Absatz 2 AO). Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht auf Antrag die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt (§ 146a Absatz 2 Satz 2 AO i.V.m. § 148 AO).
  • Technische Verordnung 
Zu den genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, die Aufbewahrung, die Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) am 6. Juni 2018 verbindliche Vorgaben für Sicherheitseinrichtungen veröffentlicht (Technische Richtlinie BSI TR-03116, Technische Richtlinie BSI TR-03151, Technische Richtlinie BSI TR-03153).
Mit Schreiben vom 17.06.2019 hat das Bundesministerium der Finanzen darüber hinaus Details und Erläuterungen zu den Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE) in den AEAO zu § 146a AO aufgenommen.
Die Regelungen gelten nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen, nicht jedoch für Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker und elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
  • Mitteilung an die Finanzverwaltung
Anschaffung oder Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zukünftig innerhalb eines Monats nach amtlichem Vordruck mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Dabei sind die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitzuteilen. Damit soll der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen und zur Prüfungsvorbereitung ermöglicht werden. Aufgrund der ab 1. Januar 2020 geltenden Neuregelung ist die Mitteilung an die Finanzverwaltung erstmalig bis zum 31. Januar 2020 abzugeben.
  • Ordnungswidrigkeit
Die Verwendung nicht zertifizierter Aufzeichnungssysteme kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 EUR als Gefährdungstatbestand geahndet werden (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i.V. m. Abs. 4 AO). Soweit durch den Nichteinsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems Steuerverkürzungen eingetreten sind, kann dies vom Finanzamt ggf. als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder Steuerhinterziehung (§ 370) geahndet werden.