Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung und Aufbewahrung

Fast alle Unternehmen, die Bargeld einnehmen, nutzen Registrierkassen oder PC-Kassensysteme.
Die Anforderungen an die Kassenbuchführung sind beim Einsatz von elektronischen Kassen aufgrund der leichten Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch. Bereits mit Schreiben vom 26. November 2010 hatte das Bundesfinanzministerium die Regeln für die Aufbewahrung von Daten bei Bargeschäften verschärft. Die Kassenbuchführung steht seitdem verstärkt im Fokus von Betriebsprüfungen. Die Betriebsprüfer sind insbesondere darin geschult, die Programmierung der Kasse (zum Beispiel Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten. Im Falle der Löschung von aufbewahrungspflichtigen Daten oder bei fehlender Aufbewahrung ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nicht gegeben. Das Finanzamt kann in diesen Fällen die Kasse schätzen. Die Schätzungsergebnisse fallen oftmals sehr hoch aus und können sogar die Existenz eines Unternehmens bedrohen. Aufgrund der Erfahrungen aus vergangenen Prüfungen hat die Finanzverwaltung festgestellt, dass sich die Unternehmen offenbar nicht bewusst seien, welche Daten und Unterlagen zwingend aufzubewahren sind. Vor diesem Hintergrund hat die Finanzverwaltung weiterführende Informationen zur Kassenbuchführung veröffentlicht, die unter anderem auch Hinweise zu der bis 31.12.2016 geltenden Ausnahmeregelung für nicht aufrüstbare Registrierkassen enthalten. Diese Informationen sowie das Schreiben des Bundesfinanzministeriums können Sie in der rechten Servicespalte abrufen.